ZARZĄDZENIE Nr 25/MON MINISTRA OBRONY NARODOWEJ

z dnia 17 listopada 2005 r.

w sprawie szczególnego sposobu organizacji kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie materiałów niejawnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych

Na podstawie art. 53 ust. 3 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631) zarządza się, co następuje:

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

§ 1. Zarządzenie określa:

1) organizację i funkcjonowanie kancelarii tajnych oraz innych niż kancelaria tajna komórek organizacyjnych, odpowiedzialnych za rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie materiałów niejawnych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowanych;

2) stosowanie środków ochrony fizycznej;

3) organizację, funkcjonowanie i zabezpieczenie kancelarii tajnych na okrętach bojowych i pomocniczych jednostkach pływających Marynarki Wojennej;

4) zasady rejestrowania, kompletowania i niszczenia materiałów niejawnych;

5) organizację pracy kancelarii tajnych, ich ochronę oraz obieg dokumentów podczas ćwiczeń, wojny, a także w czasie realizacji zadań w misjach organizacji międzynarodowych;

6) wzory urządzeń ewidencyjnych.

§ 2. Określenia użyte w zarządzeniu oznaczają:

1) ustawa - ustawę z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych;

2) jednostka organizacyjna - Ministerstwo Obrony Narodowej, jednostkę nie wchodzącą w skład Ministerstwa podległą Ministrowi Obrony Narodowej lub przez niego nadzorowaną;

3) komórka organizacyjna Ministerstwa Obrony Narodowej - Sekretariat Ministra, departament, generalny zarząd, samodzielny zarząd, biuro, samodzielne szefostwo;

4) kancelaria tajna - komórkę wchodzącą w skład pionu ochrony jednostki organizacyjnej, odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentów niejawnych;

5) kancelaria tajna - zagraniczna - komórkę wchodzącą w skład pionu ochrony jednostki organizacyjnej, odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentów niejawnych wymienianych z innymi państwami i organizacjami międzynarodowymi, na podstawie zawartych przez Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych;

6) punkt obsługi dokumentów zagranicznych - wydzieloną część kancelarii tajnej odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentów niejawnych wymienianych z innymi państwami i organizacjami międzynarodowymi na podstawie zawartych przez Rzeczpospolitą Polską umów międzynarodowych;

7) kancelaria ćwiczebna - komórkę tworzoną w jednostce organizacyjnej na czas ćwiczeń i treningów sztabowych, odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentów niejawnych otrzymywanych, wytwarzanych i przetwarzanych w czasie ćwiczeń oraz treningów sztabowych;

8) kancelaria wojenna - komórkę tworzoną w jednostce organizacyjnej (komórce organizacyjnej Ministerstwa Obrony Narodowej), zgodnie z etatem na czas wojny, odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie dokumentów bojowych zawierających informacje niejawne;

9) kierownik kancelarii - żołnierza zawodowego lub pracownika wojska, podległego pełnomocnikowi ochrony, kierującego pracą kancelarii tajnej lub tajnej - zagranicznej;

10) zastępca kierownika kancelarii - żołnierza zawodowego lub pracownika wojska zajmującego etatowe stanowisko zastępcy kierownika, podlegającego bezpośrednio kierownikowi kancelarii;

11) kancelista - żołnierza zawodowego, pełniącego zawodową służbę wojskową albo pracownika zatrudnionego w kancelarii tajnej lub tajnej - zagranicznej, podlegającego bezpośrednio kierownikowi kancelarii;

12) biblioteka tajna - komórkę wchodzącą w skład pionu ochrony jednostki organizacyjnej, odpowiedzialną za przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnianie wydawnictw, czasopism, dokumentacji technicznej i materiałów filmowych, zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową;

13) kierownik biblioteki - żołnierza zawodowego lub pracownika kierującego pracą biblioteki tajnej, podległego pełnomocnikowi ochrony;

14) bibliotekarz - żołnierza zawodowego lub pracownika pełniącego służbę wojskową albo zatrudnionego w bibliotece tajnej, podlegającego bezpośrednio kierownikowi biblioteki;

15) żołnierz - osobę pełniącą czynną służbę wojskową w jednostce organizacyjnej;

16) pracownik - osobę pozostającą w stosunku pracy z jednostką organizacyjną;

17) wykonawca - żołnierza lub pracownika wojska zajmującego określone stanowisko służbowe, wykonującego zadania zgodnie z zakresem obowiązków, posiadającego stosowne poświadczenie bezpieczeństwa i przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych;

18) wykonawca techniczny - wykonawcę odpowiedzialnego za utrwalanie informacji niejawnych w sposób określony w art. 2 pkt 5 ustawy;

19) urządzenie ewidencyjne - księgę, dziennik, wykaz, spis, rejestr lub kartotekę o ustalonych rubrykach, służącą do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz umożliwiającą kontrolę ich stanu i obiegu;

20) dokumenty ćwiczebne - dokumenty zawierające informacje niejawne, otrzymane lub wytworzone w jednostce organizacyjnej podczas ćwiczeń i treningów sztabowych;

21) przesyłka - materiały w postaci odpowiednio zabezpieczonych, zaadresowanych i oznaczonych paczek lub listów;

22) akta - zbiór dokumentów ułożonych według rzeczowego wykazu akt, podszytych do teczek akt oznaczonych właściwą kategorią archiwalną i symbolem klasyfikacyjnym;

23) klasa systemów lub urządzeń alarmowych - kategorię jakości według Normy Obronnej NO-04-A004 Obiekty Wojskowe. Systemy Alarmowe. Wymagania dotyczące urządzeń;

24) pełnomocnik ochrony - pełnomocnika do spraw ochrony informacji niejawnych.

Rozdział 2

Organizacja i funkcjonowanie kancelarii tajnej oraz innej niż kancelaria tajna komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za rejestrowanie, przechowywanie, obieg i udostępnienie materiałów niejawnych

§ 3. 1. Kancelarie tajne i tajne - zagraniczne, zwane dalej "kancelariami", tworzy się w jednostkach organizacyjnych, w których występują dokumenty zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "Poufne" lub stanowiące tajemnicę państwową.

2. Kancelaria może przyjmować, rejestrować, przechowywać i wysyłać dokumenty niejawne oznaczone klauzulą "Zastrzeżone", na zasadach określonych w zatwierdzonych przez kierownika jednostki organizacyjnej szczegółowych wymaganiach w zakresie ochrony informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "Zastrzeżone", o których mowa w art. 20 ust. 2 ustawy.

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za zgodą kierownika jednostki organizacyjnej i na określonych przez niego zasadach, kancelaria może przyjmować, rejestrować, przechowywać oraz wysyłać materiały jawne, pod warunkiem że będą one fizycznie oddzielone od materiałów niejawnych i rejestrowane w odrębnych urządzeniach ewidencyjnych.

4. W przypadkach uzasadnionych względami organizacyjnymi, w jednostce organizacyjnej można utworzyć więcej niż jedną kancelarię.

5. Kancelaria jednostki organizacyjnej może obsługiwać inne jednostki organizacyjne dyslokowane w tej samej strefie administracyjnej, nie mające w etacie kancelarii, pod warunkiem, iż dla każdej jednostki organizacyjnej będzie prowadzona odrębna ewidencja materiałów niejawnych, a dokumenty poszczególnych jednostek zostaną fizycznie od siebie oddzielone i będą kompletowane zgodnie z rzeczowymi wykazami akt obowiązującymi w tych jednostkach organizacyjnych.

6. W jednostkach organizacyjnych, w których występują wydawnictwa, czasopisma, dokumentacja techniczna lub materiały filmowe zawierające informacje niejawne oznaczone klauzulą "Poufne" lub wyższą, można utworzyć biblioteki tajne, zwane dalej "bibliotekami".

7. Dopuszcza się przyjmowanie, przechowywanie, ewidencjonowanie oraz wydawanie materiałów, o których mowa w ust. 6, przez kancelarię jednostki organizacyjnej, jeżeli warunki lokalowe kancelarii pozwalają na ich fizyczne oddzielenie od pozostałych przechowywanych w kancelarii dokumentów.

8. W jednostkach organizacyjnych, w których są przyjmowane, wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane dokumenty planowania mobilizacyjnego, operacyjnego lub gotowości bojowej, wydziela się pomieszczenia przeznaczone do przechowywania, udostępniania i wytwarzania tych dokumentów, zwane dalej "kancelarią mobilizacyjną" oraz wyznacza rozkazem dziennym lub decyzją kierownika jednostki organizacyjnej osobę odpowiedzialną za ich przyjmowanie, rejestrowanie, kompletowanie, przechowywanie oraz udostępnianie, zwaną dalej "kierownikiem kancelarii mobilizacyjnej".

9. Na stanowisko kierownika kancelarii, zastępcy kierownika kancelarii, kancelisty, kierownika biblioteki, bibliotekarza oraz kierownika kancelarii mobilizacyjnej wyznacza się żołnierza zawodowego lub pracownika, który posiada poświadczenie bezpieczeństwa odpowiednie dla klauzuli dokumentów niejawnych otrzymywanych, wytwarzanych, przetwarzanych, przekazywanych i przechowywanych w kancelarii, bibliotece lub kancelarii mobilizacyjnej, odbył szkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych, o którym mowa w art. 54 ust. 1 ustawy oraz szkolenie specjalistyczne, potwierdzone stosownymi zaświadczeniami.

§ 4. 1. Do obowiązków kierownika kancelarii, biblioteki oraz kancelarii mobilizacyjnej należy w szczególności:

1) przyjmowanie, rejestrowanie, przechowywanie oraz przekazywanie materiałów niejawnych otrzymywanych, wysyłanych oraz wytwarzanych na potrzeby wewnętrzne jednostki organizacyjnej, według zasad ustalonych w zarządzeniu;

2) prowadzenie wykazów osób upoważnionych do dostępu do informacji niejawnych, posiadających stosowne poświadczenia bezpieczeństwa;

3) udostępnianie i wydawanie materiałów niejawnych osobom, o których mowa w pkt 2;

4) rozliczanie wykonawców z powierzonych im dokumentów niejawnych.

2. Do obowiązków kierownika kancelarii należy ponadto:

1) prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych oraz służbowych posiadanych przez jednostkę organizacyjną lub obsługiwaną komórkę organizacyjną Ministerstwa Obrony Narodowej;

2) prowadzenie bieżącej kontroli sposobu wytwarzania dokumentów niejawnych przez wykonawców i wykonawców technicznych;

3) kompletowanie dokumentów oraz przygotowywanie akt do archiwizacji.

3. Kierownicy kancelarii tajnych - zagranicznych oraz kancelarii tajnych, w których zorganizowano punkty obsługi dokumentów zagranicznych, prowadzą na podstawie informacji otrzymywanych z Kancelarii Głównej Zagranicznej Ministerstwa Obrony Narodowej, wykaz kancelarii tajnych - zagranicznych i punktów obsługi dokumentów zagranicznych funkcjonujących w resorcie obrony narodowej.

4. Szczegółowe obowiązki kierownika kancelarii oraz kierownika biblioteki określa pełnomocnik ochrony, natomiast kierownika kancelarii mobilizacyjnej kierownik komórki odpowiedzialnej w jednostce organizacyjnej odpowiednio za problematykę planowania operacyjnego, mobilizacyjnego lub gotowości bojowej, w porozumieniu z pełnomocnikiem ochrony.

§ 5. 1. Przekazanie obowiązków na stanowisku kierownika kancelarii lub kierownika biblioteki następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego, w obecności pełnomocnika ochrony, osoby zdającej oraz przyjmującej obowiązki.

2. Przekazanie obowiązków na stanowisku kierownika kancelarii mobilizacyjnej następuje na zasadach określonych w ust. 1, w obecności kierownika komórki, o której mowa w § 4 ust. 4.

3. W protokole, o którym mowa w ust. 1, wyszczególnia się:

1) nazwy i numery urządzeń ewidencyjnych, na podstawie których dokonano sprawdzenia stanu faktycznego dokumentów niejawnych pozostających na ewidencji kancelarii, biblioteki albo kancelarii mobilizacyjnej oraz pozycje zapisów w tych urządzeniach;

2) informacje dotyczące zgodności lub niezgodności stanu faktycznego dokumentów niejawnych ze stanem ewidencyjnym;

3) ewentualne uwagi osoby przyjmującej obowiązki dotyczące ujawnionych nieprawidłowości w zakresie ewidencjonowania i obiegu dokumentów.

4. Protokół zdawczo-odbiorczy podpisuje przekazujący oraz przyjmujący obowiązki, a zatwierdza osoba, o której mowa odpowiednio w ust. 1 albo w ust. 2. Jeden egzemplarz protokołu przechowuje się w kancelarii jednostki organizacyjnej, natomiast drugi przechowuje przełożony osoby zdającej obowiązki.

5. Dodatkowy egzemplarz protokołu może być wydany przekazującemu lub zdającemu obowiązki, na jego żądanie.

6. Na czas okresowej nieobecności (urlop, choroba, wyjazd służbowy), kierownika kancelarii lub biblioteki zastępuje jego zastępca lub inna osoba pełniąca obowiązki służbowe w tej komórce, a w razie ich braku osoba posiadająca stosowne poświadczenie bezpieczeństwa oraz odbyte przeszkolenia, o których mowa w § 3 ust. 9, wyznaczona rozkazem dziennym lub decyzją kierownika jednostki organizacyjnej.

7. Kierownika kancelarii mobilizacyjnej zastępuje żołnierz zawodowy lub pracownik wojska wyznaczony rozkazem dziennym albo decyzją kierownika jednostki organizacyjnej, spełniający warunki określone w § 3 ust. 9.

8. Kierownik kancelarii przekazuje protokolarnie zastępującej go osobie, nie będącej zastępcą kierownika kancelarii lub kancelistą, wyłącznie urządzenia ewidencyjne i materiały niezbędne do prowadzenia bieżącej pracy kancelarii. Szafy z pozostałymi dokumentami niejawnymi zamyka i oznakowuje swoją pieczęcią numerową.

9. Obowiązki osób, o których mowa w ust. 1 i 2, jeżeli nie mogą one osobiście uczestniczyć w przekazywaniu obowiązków, przekazuje komisja powołana przez kierownika jednostki organizacyjnej. Do składu komisji przekazującej obowiązki na stanowisku kierownika kancelarii lub biblioteki wyznacza się pełnomocnika ochrony albo upoważnionego przez niego pracownika pionu ochrony; w pracach komisji przekazującej obowiązki na stanowisku kierownika kancelarii mobilizacyjnej uczestniczy kierownik komórki, o której mowa w § 4 ust. 4 lub upoważniona przez niego osoba.

10. Przewodniczący komisji, o której mowa w ust. 9, podpisuje protokół zdawczo-odbiorczy oraz oznakowuje swoją pieczęcią numerową sejfy, szafy i skrzynie z nie przekazanymi dokumentami niejawnymi.

Rozdział 3

Środki ochrony fizycznej

§ 6. 1. Kancelarie, biblioteki oraz kancelarie mobilizacyjne lokalizuje się w zespołach pomieszczeń lub pomieszczeniu spełniających następujące warunki bezpieczeństwa:

1) usytuowanych, z zastrzeżeniem ust. 2, w budynku o konstrukcji murowanej, betonowej lub innej o podobnych właściwościach (parametrach) konstrukcyjnych, z wejściem co najmniej ze strefy administracyjnej;

2) oddzielonych od innych pomieszczeń stałymi przegrodami budowlanymi o rozwiązaniach konstrukcyjno-materiałowych zapewniających bezpieczeństwo pożarowe i bezpieczeństwo konstrukcji, pozbawionymi zbędnych otworów, a w przypadku, gdy ściany zewnętrzne lub stropy stanowią granicę strefy bezpieczeństwa, powinny być wykonane z materiałów niepalnych i spełniać wymagania w zakresie klasy odporności pożarowej oraz nośności granicznej odpowiadającej co najmniej konstrukcji murowanej z cegły pełnej klasy 15, o grubości 25 cm lub konstrukcji betonowej o grubości co najmniej 15 cm;

3) wyposażonych w drzwi wejściowe stalowe lub drewniane pełne o grubości co najmniej 4 cm, obustronnie obite blachą stalową o grubości co najmniej 2 mm, blokowane na 4 krawędziach, zabezpieczone przed wyłamaniem od strony zawiasów, wyposażone w dwa zamki, w tym jeden mechaniczny o skomplikowanym mechanizmie, a drugi szyfrowy, o zmiennym nastawieniu, z tym że zamek szyfrowy powinien być co najmniej trzyzapadkowy, o cichym przesuwie, skali nastawień nie większej niż jedna działka, posiadający co najmniej 100 podziałek na pokrętle, a zmiana kombinacji w zamku szyfrowym powinna być blokowana i uaktywniana kluczem od tyłu skrzynki zamka, zaś drzwi powinny posiadać element samozatrzaskowy uniemożliwiający pozostawienie pomieszczenia otwartego;

4) z oknami zabezpieczonymi w sposób uniemożliwiający wgląd do pomieszczeń z zewnątrz z zainstalowaniem w otworach okiennych, z zastrzeżeniem pkt 5, kraty wykonanej w ramie z płaskownika stalowego o przekroju nie mniejszym niż 45x6 mm, z prętów stalowych o średnicy co najmniej 20 mm, usytuowanych pionowo w rozstawie nie większym niż 150 mm, wzmocnionej płaskownikami stalowymi o przekroju nie mniejszym niż 45x6 mm, usytuowanymi w poziomie, w odstępach nie większych niż 500 mm, z tym że jeżeli ze względów architektoniczno-budowlanych nie ma możliwości zainstalowania kraty, dopuszcza się zamontowanie okna antywłamaniowego, wyposażonego w szyby co najmniej klasy P-6, a rama i szyby powinny posiadać świadectwa kwalifikacyjne;

5) otwory okienne, których dolna krawędź znajduje się na wysokości powyżej 5 m od poziomu otaczającego terenu, lub górna krawędź więcej niż 3 m od poziomu dachu, wyposaża się w jedno z następujących zabezpieczeń:

a) siatkę stalową o grubości drutu nie mniejszej niż 2 mm, o oczkach nie większych niż 20x20 mm,

b) folię antywłamaniową,

c) szyby o podwyższonej odporności na stłuczenie;

6) otwory wentylacyjne i techniczne o powierzchni powyżej 500 cm2 zabezpiecza się na poziomie stropów siatką stalową o średnicy oczka nie większej niż 10 mm albo systemem alarmowym.

2. Zabrania się lokalizowania kancelarii, bibliotek i kancelarii mobilizacyjnych na poddaszach.

3. Kancelarie, biblioteki i kancelarie mobilizacyjne powinny być, w miarę możliwości, rozmieszczone w zespołach pomieszczeń składających się co najmniej z trzech pomieszczeń, z przeznaczeniem na:

1) pokój pracy dla personelu;

2) pomieszczenie magazynowe służące do przechowywania materiałów niejawnych;

3) pomieszczenie przeznaczone do zapoznawania się wykonawców z dokumentami niejawnymi (czytelnię) albo do pracy z dokumentami planowania mobilizacyjnego, operacyjnego lub gotowości bojowej.

4. Pomieszczenie magazynowe, o którym mowa w ust. 3 pkt 2 wyposaża się w drzwi stalowe lub drewniane, wykonane z litego drewna, o grubości co najmniej 2 cm, obustronnie obite blachą stalową o grubości co najmniej 1 mm, zabezpieczone przed wyłamaniem od strony zawiasów, wyposażone w zamek szyfrowy, o zmiennym nastawieniu, co najmniej trzyzapadkowy, o cichym przesuwie skali nastawień, skoku nastawień nie większym niż 1,5 podziałki, posiadający minimum 100 podziałek na pokrętle.

5. Część kancelarii, biblioteki lub kancelarii mobilizacyjnej przeznaczoną do przechowywania materiałów niejawnych oraz wykonywania pracy przez personel tych komórek organizacyjnych, odgradza się barierką albo ścianą działową z okienkiem od części przeznaczonej do wydawania i udostępniania dokumentów niejawnych lub pracy z dokumentami planowania mobilizacyjnego, operacyjnego lub gotowości bojowej.

6. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, instaluje się przeciwpożarowy system alarmowy, system sygnalizujący próby siłowego otwarcia drzwi wejściowych i okien, ruch w pomieszczeniach oraz próby napadu, powinny być w miarę możliwości instalowane telewizyjne systemy nadzoru do prowadzenia ciągłej obserwacji zewnętrznej drzwi wejściowych i okien w kancelariach mobilizacyjnych oraz kancelariach, w których są przechowywane materiały niejawne oznaczone klauzulą "Ściśle tajne".

7. Instalowane systemy powinny spełniać parametry określone w Normie Obronnej NO-04-A004 Obiekty Wojskowe. Systemy Alarmowe, oraz odpowiadać następującym klasom:

1) SA4 - w przypadku przechowywania dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "Ściśle tajne";

2) SA3 - w przypadku przechowywania dokumentów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą "Tajne" i "Poufne".

8. Pomieszczenia kancelarii, bibliotek oraz kancelarii mobilizacyjnych zalicza się do strefy bezpieczeństwa klasy I.

9. Kancelarię oraz kancelarię mobilizacyjną wyposaża się w:

1) urządzenia do przechowywania dokumentów niejawnych:

a) szafy stalowe klasy C - do przechowywania dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, oznaczonych klauzulą "Ściśle tajne",

b) szafy stalowe klasy B - do przechowywania dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, oznaczonych klauzulą "Tajne" oraz informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą "Poufne",

c) szafy stalowe klasy A - do przechowywania dokumentów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, oznaczonych klauzulą "Zastrzeżone";

2) regały lub meble przeznaczone do przechowywania teczek akt lub wydawnictw;

3) sprzęt kwaterunkowo-biurowy;

4) pojemniki lub worki służące do przechowywania dokumentów niejawnych przeznaczonych do zniszczenia oraz do ewakuacji materiałów;

5) urządzenia do niszczenia dokumentów na miał papierowy lub tnące na paski o maksymalnych wymiarach 1,5x25 mm.

10. Bibliotekę wyposaża się w sprzęt wyszczególniony w ust. 9 w pkt 2-4, a w przypadku przechowywania materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą "Ściśle tajne" dodatkowo w szafę stalową klasy C.

11. Warunki techniczne, którym powinny odpowiadać szafy, o których mowa w ust. 9 pkt 1 określa załącznik Nr 1 do zarządzenia.

12. Na drzwiach urządzeń, o których mowa w ust. 9 pkt 1, nakleja się kartę informacyjną, której wzór określa załącznik Nr 2 do zarządzenia.

13. Kancelarie i biblioteki powinny być, w miarę możliwości wyposażone w sprzęt informatyczny przystosowany do odczytu informacji niejawnych zapisanych na elektronicznych nośnikach informacji.

14. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, uniemożliwiających spełnienie któregokolwiek warunków, o których mowa w ust. 1, zgody na zastosowanie alternatywnych środków bezpieczeństwa udziela szef właściwej służby ochrony państwa.

§ 7. 1. Kancelarie i kancelarie mobilizacyjne przechowują materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową oraz służbową w urządzeniach do przechowywania dokumentów, o których mowa w § 6 ust. 9 pkt 1, odrębnych dla każdej klauzuli tajności, państwa i organizacji międzynarodowej, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Materiały, o których mowa w ust. 1, mogą być przechowywane w jednym urządzeniu do przechowywania dokumentów, pod warunkiem, że jego konstrukcja pozwala na ich fizyczne rozdzielenie i zamknięcie w odrębnych skrytkach.

3. Materiały o różnych klauzulach tajności, a także jawne mogą być przechowywane wspólnie, jeżeli wynika to z rzeczowego wykazu akt.

4. Wydawnictwa, czasopisma, dokumentacja techniczna, teczki akt oraz inne materiały o dużych rozmiarach zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową lub służbową, pozostające na ewidencji kancelarii lub biblioteki, przechowuje się, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, na regałach w pomieszczeniach magazynowych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 2. Materiały o różnych klauzulach tajności powinny być od siebie fizycznie oddzielone.

5. Jeżeli kancelaria nie posiada pomieszczenia magazynowego, materiały, o których mowa w ust. 4, przechowuje w się pomieszczeniach pracy dla personelu w urządzeniach do przechowywania dokumentów, o których mowa w § 6 ust. 9 pkt 1 lub zamykanych i pieczętowanych meblach albo regałach.

6. Materiały niejawne, w pomieszczeniach służbowych nie spełniających standardów bezpieczeństwa, określonych w § 6 ust. 1, 6 i 7, a także materiały oznaczone klauzulą "Ściśle tajne" oraz dokumenty planowania mobilizacyjnego, operacyjnego i gotowości bojowej należy przechowywać wyłącznie w urządzeniach do przechowywania dokumentów niejawnych, o których mowa w § 6 ust. 9 pkt 1.

7. Zabrania się przechowywania materiałów zawierających informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową oraz służbową oznaczonych klauzulą "Poufne" w pomieszczeniach zlokalizowanych poza strefami bezpieczeństwa.

§ 8. 1. Sprzątanie pomieszczeń kancelarii, bibliotek oraz kancelarii mobilizacyjnych, może odbywać się wyłącznie w obecności ich etatowego personelu.

2. Na czas sprzątania personel pomieszczeń, o których mowa w ust. 1, zabezpiecza dokumenty niejawne w sposób uniemożliwiający przypadkowe ujawnienie ich treści osobom nieupoważnionym.

§ 9. Zabrania się wnoszenia do pomieszczeń, o których mowa w § 8 ust. 1 prywatnych i służbowych urządzeń służących do rejestracji obrazu, dźwięku, kopiowania oraz transmisji informacji.

§ 10. 1. Po zakończeniu pracy kierownicy kancelarii, bibliotek oraz kancelarii mobilizacyjnych lub wyznaczeni przez nich pracownicy, zamykają i plombują urządzenia do przechowywania dokumentów niejawnych oraz zabezpieczają pomieszczenia służbowe.

2. Zasady zdawania, przechowywania i wydawania kluczy użytku bieżącego do pomieszczeń służbowych i urządzeń, o których mowa w ust. 1, ustala kierownik jednostki organizacyjnej w planie ochrony.

3. Klucze zapasowe, kody dostępu oraz kody systemu alarmowego do pomieszczeń kancelarii i biblioteki, w tym pomieszczeń magazynowych, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 2, a także znajdujących się w tych pomieszczeniach urządzeń do przechowywania dokumentów, zapisane na formularzu, umieszczone w opieczętowanych i odpowiednio oznaczonych kopertach, przechowuje pełnomocnik ochrony lub wyznaczona przez niego osoba. Wzór formularza określa załącznik Nr 3 do zarządzenia.

4. Klucze zapasowe, kody dostępu oraz kody systemu alarmowego do pomieszczeń kancelarii mobilizacyjnej i znajdujących się w niej urządzeń do przechowywania dokumentów przechowuje osoba wyznaczona rozkazem dziennym lub decyzją kierownika jednostki organizacyjnej, w sposób określony w ust. 3.

5. Formularze oraz koperty, o których mowa w ust. 3, oznacza się klauzulą tajności odpowiadającą klauzuli najwyżej sklasyfikowanej informacji, przechowywanej w kancelarii, bibliotece lub kancelarii mobilizacyjnej.

6. Zabrania się zapisywania przez użytkowników kodów dostępu oraz wynoszenia poza teren jednostki organizacyjnej kluczy, o których mowa w ust. 2.

7. Kody dostępu, o których mowa w ust. 3 i 4, zmienia się:

1) w urządzeniach i zamkach nowo instalowanych, a następnie w odstępach czasowych nie przekraczających 6 miesięcy;

2) po każdej naprawie lub konserwacji zamka;

3) po przekazaniu obowiązków przez osobę pełniącą służbę albo zatrudnioną w kancelarii, bibliotece i kancelarii;

4) w przypadku ujawnienia kodu osobie nieupoważnionej.

8. W razie utraty lub zagubienia kluczy, o których mowa w ust. 2-4, należy wymienić zamki.

Rozdział 4

Zasady organizacji, funkcjonowania i zabezpieczenia kancelarii tajnych na okrętach bojowych i pomocniczych jednostkach pływających Marynarki Wojennej

§ 11. 1. Kancelarię na okręcie bojowym i pomocniczej jednostce pływającej organizuje się w pomieszczeniach spełniających następujące warunki bezpieczeństwa:

1) zlokalizowanych pod pokładem głównym okrętu lub wyjątkowo w nadbudówce;

2) oddzielonych od innych pomieszczeń trwałymi ścianami (szotami) bez otworów konstrukcyjnych, z konstrukcją ścian (szotów) uniemożliwiającą przedostanie się do wewnątrz przy użyciu narzędzi ręcznych;

3) nie posiadających okien (iluminatorów), a gdy jest to niemożliwe, okna (iluminatory) powinny być nieotwieralne, wykonane ze szkła o zwiększonej odporności na włamanie (klasy od P5 do P8) i zabezpieczone w sposób uniemożliwiający wgląd z zewnątrz;

4) posiadających otwory wentylacyjne i inne otwory w ścianach (szotach), pokładach lub sufitach, jeżeli są większe niż 500 cm2, zabezpieczone przed penetracją siatką stalową o średnicy oczka 10 mm albo systemem alarmowym;

5) wyposażonych w drzwi wejściowe (włazy) wykonane ze stali, zabezpieczone przed włamaniem od strony zawiasów i ryglowane na trzech pozostałych płaszczyznach, zamykane na zamki odpowiadające wymaganiom określonym w § 6 ust. 1 pkt 3.

2. Pomieszczenia kancelarii zalicza się do strefy bezpieczeństwa klasy I.

3. Pomieszczenia kancelarii powinny być chronione ogólnookrętową instalacją przeciwpożarową.

4. W kancelarii instaluje się systemy sygnalizujące próby siłowego otwarcia drzwi wejściowych (włazu), ruch w pomieszczeniach oraz system sygnalizacji napadu.

5. Instalowane systemy i urządzenia alarmowe powinny spełniać warunki, o których mowa w § 6 ust. 7.

6. Kancelarię wyposaża się w szafę stalową klasy C, wyposażoną w zamykane skrytki umożliwiające odrębne przechowywanie dokumentów o różnych klauzulach tajności oraz urządzenia, o których mowa w § 6 ust. 5 i ust. 9 pkt 5.

7. Podczas postoju w porcie, dokumenty niejawne przechowuje się w kancelarii okrętu.

8. Na okrętach, na których nie ma możliwości zorganizowania kancelarii, dokumenty niejawne przechowuje się w kabinie dowódcy okrętu, wyposażonej zgodnie z § 6 ust. 9 pkt 1.

9. Podczas pobytu okrętu na morzu, jeżeli jest to konieczne ze względu na wykonywane zadania, dowódca okrętu może zezwolić na przekazanie dokumentu niejawnego na główne stanowisko dowodzenia na zasadach określonych w § 19 ust. 10, z tym że dokument musi pozostawać pod stałą kontrolą służby wachtowej.

10. Fakt przekazania dokumentów niejawnych, o których mowa w ust. 9, podlega odnotowaniu w dzienniku zdarzeń.